Yalın Üretim ve Kaizen Uygulamalarında İlk Soru
“Herkes aynı anda geceyi yaşar ama herkesin karanlığı farklıdır.”
-Demet Kaytan
Yalın Üretim ve Kaizen Uygulamaları kapsamında gerek çalışma yapmak için gerek bilgi alışverişi ve gerekse de tanışmak için ülkemizdeki farklı sektörde ve farklı bölgelerde faaliyet gösteren yüzlerce fabrikada bulundum. Bu firmalardaki ilk tanışmalarda daha önce yaptığımız çalışmaları anlatıp da elde ettiğimiz sonuçları konuştuktan sonra söz hakkı alan ilk kişinin, ki bu genelde üretim müdürü veya fabrika müdürü arkadaşlar olur, ilk sorusu her zaman şudur: “Bu çalışmaları daha önce hiç X üreten bir yerde yaptınız mı?” Burada X’i o firmanın ürettiği ürün olarak düşününüz.
Benim cevabım da; yapmadık, ama ürettiğiniz ürünün bir otobüsten farkı yok, ya da bir şofben üretiminin bir traktörden, bir dökümhane üretiminin bir halı fabrikasından, bir tel çekme fabrikasının bir mobilya fabrikasından ya da…diyerek liste uzatılabilir, oluyor.
Ürün ve Sektörel Farklılıklar
Firma Sözcüsü: Nasıl aynı olabilir ki bunlar birbiriyle?
Bundan sonrasında Firma Sözcüsü yazıyorum, çünkü üretim müdürü veya fabrika müdürü tartışmayı başlattıktan sonra diğer bölümler veya diğer katılımcılar da farklı sorularla tartışmaya katılmaya başlar. Planlamacı, üretimci, kaliteci vs. arkadaşların hepsinin mutlaka çözülemez (!) bir problemi vardır ve bunları dile getirirken de zafer kazanmayı arzulayan bir komutan edasıyla sorarlar. Bir de her biri ‘’aslında bizim en büyük problemimiz’’ diyerek başlar ve kendilerine göre her bir arkadaş da farklı sorunları belirtir.
Ben: Neden farklı olsun ki, hepsinde de insan var, makine var, proses var. Traktördeki parçalar şofbene göre biraz daha büyük ve yine insanlar takıyor, tel çekme hattında da bir taraftan hammadde veriyorsun diğer taraftan ürün olarak alıyorsun, yatak karkası yapan makineye de bir taraftan tel veriyorsun öbür taraftan yatak karkası olarak alıyorsun. Hepsinde insan makine ve bunların kombinasyonu var, sizde farklı bir şey olduğunu sanmıyorum. Sadece her firmanın kendi özelliği vardır ve ona göre butik olarak uygulama yapılmalıdır.
Ürün Çeşitliliği
Firma sözcüsü: Tamam ama bizde çok çeşitli ürün var. Bizim asıl sorunumuz ürün çeşitliliği. Traktördeki ya da otobüsteki gibi tek tip yok.
Ben: Onlarda da çok çeşit var ve belki de ürün çeşitleri arasındaki fark sizlerinkinden çok daha fazladır. Mesela 36 ana sınıf traktör var ve bunlar varyasyonlarla 258 çeşide çıkıyor. Kabinli, kabinsiz, çok küçük bahçe traktörü, çok büyük arazi traktörleri, klimalı, klimasız vs. Motor tiplerine hiç girmeyelim bile. Otobüs de aynı, örneğin üç akslı büyük ve uzun bir otobüs ile küçük bir belediye otobüsü aynı hattan ve hatta arka arkaya geçerler ve bunların arasındaki işçilik farkı birkaç katına kadar fark edebiliyor. Ayrıca siz hiç yatak karkası üreten bir fabrika gördünüz mü? On binlerce çeşit var, tel tipine, tel sertliğine, tel ebadına, tel dizilişlerine, karkas en ve boya göre on binlerce…
Üretim Değişkenliği
Firma Sözcüsü: Tamam ama onların makineleri çok, bir makinede üretmeye başlıyorlar günlerce haftalarca veya aylarca üretiyorlardır. Biz burada her gün ürün değiştiriyoruz.
Ben: Aynısı onlar için de geçerli, bizim çalıştığımız fabrikaların bazılarında bantta günde üç kez ürün değiştirmek gerekiyordu. Bu ürünler de sizlerinki gibi aynı ürünün farklı tipi olmuyordu. Mesela sabah 3 saat cezve üretip sonrasında 4 saat ısıtıcı üretip sonrasında 2 saat vantilatör üretebiliyorlardı. Ertesi gün de daha farklı ürünler. Ayrıca bantta farklı ürünlerde farklı sayıda çalışanla çalışmak gerekiyordu. Zaten bu esnekliği yapabilmek, bu sistemin en büyük avantajı. Ya da makine bazlı düşündüğünüz zaman karkas dizgi makinesinde bazen sadece bir modelden sadece birkaç dakikada üretilecek tek bir adet karkas üretip başka modellere geçiliyordu. Bu model değişikliği için de bir dizgi makinesi ve üç yay makinesinde kalıp değişikliği ve ayar işlemleri gerekiyordu. Bugün için ülkemizde tek bir makineyi bağlayıp tek tip günlerce üretim yapan bir fabrika bulmak çok zor.
Ücret Düşüklüğü ve Kalifiye Eleman Eksikliği
Firma Sözcüsü: Bir de bizim asıl büyük sorunumuz düşük ücretler. Bizde ücretler düşük olduğu için çok kalifiye kişiler bulamıyoruz. Kalifiye işçi ile çalışsak daha verimli çalışırız.
Ben: Türkiye’de ne yazık ki ücretler gerçekten de düşük. İşçi arkadaşların çoğu asgari ücretle çalışıyor ve öyle bir denge var ki asgari ücreti artırsan bu kez işsizlik artıyor. Bizim yapabileceğimiz tek şey ilk etapta rekabetçiliği ve kârlılığı artırmak, orta vadede ise Ar-Ge faaliyetleriyle katma değerli ürün üretmeye başlayarak çalışanların refahını artırmaya çalışmaktır. Öte yandan bugün için bu bizim gerçeğimiz, sadece siz değil ülkemizdeki çoğu firma ne yazık ki kalifiye eleman olmadan çalışmak zorunda, bu da sadece ücret artışına bağlı değil, ne yazık ki ülkemizdeki kalifiye teknik eleman sayısı kısıtlı. Zaten bu olay sistem olayı, standartlaşma olayı, sorun sadece yüksek ücret ve kalifiye elemanla çözülebiliyor olsaydı birinci sınıf firmalarda daha yüksek ücretle çalışan işçilerde bile bu kadar iyileştirme yapılamazdı. Ayrıca biraz önce bahsettiğimiz tüm firmalarda biz çalışmaya başlarken bu sıkıntılar vardı.
Ustalık Problemi
Firma Sözcüsü: Bir de bizim asıl büyük sorunumuz şu ki, bizim iş ustalık isteyen bir iş. Herkes yapamıyor ve ustası da yok. Biz de bu nedenle ustalarımızı elimizde tutmaya çalışıyoruz. Burada 20-30 yıldır belirli ustalarımız var, onlar olmasa üretimi yapamayız. Onlar da bunu bildikleri için rahat çalışıyorlar ve müdahale edemiyoruz, bir şey söyleyemiyoruz.
Ben: Gerçekten de öyle mi? Yani onlar olmasa bu işler yürümez mi? Ne yazık ki bizim ülkemizde bazı ahlaki sorunlarımız var. Ben sırf kendilerine ihtiyaç olsun diye önce sorun çıkarıp sonra çözen o kadar çok usta gördüm ki. Aslında her şey yürürken kendilerine ihtiyaç olduğu belli olsun diye bu kişiler önce bir problem çıkarır, sonra yönetim onlara der ki ‘’ustam bunu çözebilirsen sen çözersin’’, o da zaten sorunu çıkaran kişi olarak hemen çözer ve ‘’sorun çözen usta’’ olarak firmadaki yerini sağlamlaştırır. Tabii bir de iyi niyetli ustalarımız var.
Bu konuda birkaç anımı paylaşmak istiyorum, normalde bu konuyu bambaşka bir yazıda çok daha geniş ele almayı istiyordum, ancak hazır konusu açılmışken burada biraz daha geniş bahsetmek istiyorum.
Bir usta 10 yılda mı yetişir?
Çalışma yaptığımız büyük bir firmada (ilk 300’de olan) çalışma yaptığımız bölgeyle ilgili olarak dediler ki, bu bölgedeki ustalar çok önemli. Burada ayar işi asıl ustalık ki, her şeyi belirleyen şey, ayar işlemi. Ayar iyi yapılırsa problemsiz bir şekilde hem kaliteli hem de hızlı üretim yapılabilir.
Tamam, çağıralım bakalım bu arkadaşları. 6 tane usta geldi. Gerçekten de firmanın sahibi havasında geldiler. Güzelce, yapmaya çalıştıklarımızı anlattık, neden yaptığımız ve neden yapmak zorunda olduğumuzu vs. Sonrasında onlar da aynı şeyi söylediler: Burada en önemli şey ustalık!
Ben: Peki bir usta ne kadar sürede yetişiyor?
Ustalar: 10 yıl.
Ben: 10 yıl mı?
Ustalar: Evet, 10 yıl.
Ben: Bu biraz uzun bir süre değil mi?
Ustalar: Değil Hakan Bey. Burada telin ayarı, yayın ayarı, dizgi ayarları şunlar bunlar var… O kadar çok parametre saydılar ki.
Peki o zaman, şunu nasıl ayarlayabiliriz diyerek orada bahsi geçen spesifik bir şey sordum.
Altı ustadan dört farklı cevap aldım. Bunlardan biri doğruysa diğerlerinin yanlış olması gerekmez mi, diye sorduğumda kendi aralarında tartışmaya başladılar. Ben, kendi aralarında bir karara vardıklarında beni çağırmalarını rica ederek başka bir çalışma alanına gittim.
Dışarıdan gelen tehditlere karşı ustalarımız çabuk çözüm bulurlar. Birazdan beni çağırdılar: Hakan Bey, bunun sebebi makinelerin bazılarının farklı markalarda olması, yaşlarının farklı olması vs. Ben de daha fazla üzerlerine gitmedim. Peki, o zaman hepinizin iyi ayarlayabileceğini düşündüğünüz bir makine var mı dediğimde hepsi aynı makineyi söylediler.
Makinenin başına gittiğimizde sordum: Bu makineyi yeni başlayan biri ne kadar sürede ayarlar?
Cevap: 6 saat, bazen bir vardiya hatta bazen ayarlayamazlar bizi çağırırlar.
Ben: Peki siz ne kadar sürede ayarlayabilirsiniz?
Ustalar: 2-3 saat.
Ben: Peki, o zaman siz ayarlayın ama aranızda anlaşın ve en sonunda hep beraber ‘’tamam, bu ayar iyi oldu’’ diye düşündüğünüzde beni çağırın.
Ustalar: Tamam Hakan Bey, hemen başlıyoruz, sizi arayacağız.
Bu konuşma sabah saat 10 gibi yapıldıktan sonra ben diğer işlerimle uğraşmaya başladım, onlar da ayar işlemine başladılar.
Saat 13 gibi yemekten sonra uğradığımda hâlâ uğraşıyorlardı.
Saat 14:30’da üzerlerinde baskı oluşmaması için uzaktan baktım, hâlâ uğraşıyorlardı.
Saat 16:00 gibi yanlarına uğradığımda ‘’Az kaldı Hakan Bey, şimdi bitiriyoruz’’ dediler.
Saat 17:30 gibi, ’’Bu akşam kalacağız, sabah siz gelmeden hazırlarız’’ dediler.
Sonra; ertesi gün uğraştılar, daha sonraki gün de ve bu işlem tam 3,5 gün sürdü.
Sonrasında beni çağırdılar ve tamam dediler. Herkes hemfikir mi deyince de genç olanlar bir şeyler söylemeye çalıştı ama daha tecrübeliler onları susturdu. Ama artık ilk gün toplantı odasına girdikleri o muzaffer edanın yerini biraz utanmışlık, biraz mahcubiyet biraz da karışık başka duygular almıştı. 3,5 günümüzü almıştı ama psikolojik olarak kendini firmasından üstün gören zihniyet yıkılmaya başlamıştı. Bunu iyi yönetebilirseniz bundan sonrası çok kolay olmaktadır ve biz dışardan biri olarak bunu çok daha kolay ve sağlıklı yürütebiliyoruz. Bu karteli yıktıktan sonra sistemin yeniden inşası çok kolaylaşmış oluyor. Özetle, usta arkadaşların zaman zaman iyi niyetle de veya istemeden de kurmuş oldukları kartel aslında asıl problem durumuna geliyor.
Ayar tam katma değersiz bir işlem değil mi zaten?
Başka bir fabrikada da bu kez öyle bir iyileştirme yaptık ki önceden 2-3 saat süren ayar işlemleri ortadan kalktı ve sadece bazı sök-tak işlemleri yapmak için standart 15 dakikaya indi. Eskiden ustalık gerekirken artık işe o gün başlayan biri bile yapabilir duruma geldi. 13 büyük üretim hattında hemen hemen her gün birkaç kez bu ayar işlemi yapılıyordu.
Bir ustanın yorumunu hiç unutamayacağım: Hakan Bey, artık bize gerek kalmadı, ustalık gerektiren hiçbir şey kalmadı. Tabii sesi kaygılıydı. Benim cevabım ise, ‘’Hayır sevgili ustacığım, asıl bundan sonra size ihtiyaç var: Ayar gibi gereksiz işlerle uğraşmak yerine ürünün kalitesinin nasıl iyileştirebileceği veya başka nasıl iyileştirmeler yapılabileceği gibi konulara daha fazla zaman ayırabileceksiniz’’ şeklinde oldu. Gerçekten sonrasında bu kez bu ustalarımız tam bir Kaizen şampiyonu oldular. Orada fire oranları ve kalite problemleri neredeyse sıfırlandı.
Onlar varlıklarını ustalık gerektiren o ayar işlerine bağlıyorlardı ve kendileri gibi tüm firma yöneticileri ve çalışanları da aynı düşüncedeydiler.
Bize Ders Vermeye Çalışan Bir Usta Örneği
Bir modüler mobilya firmasında çalışma yaparken yine karşımıza ustaların kendilerini vazgeçilmez görmeleri ve firmanın onlara muhtaç olduğunu düşünme yanılgısı sorunuyla karşılaştık.
Kendilerinin doluluk oranı yüzde 17 çıktı. Evet, yanlış okumadınız, yüzde 17 çıktı. Bu çok büyük bir verimsizlikti ve ustalarımızdan, makine kendisi parçada işlem yaparken bekleme yerine başka işler yapmalarını rica ettik, böylece israfın hepsi ortadan kalkmasa bile biraz olsun giderilecekti.
Deneme yapmak istediğiniz makinenin ustası kendisine ilaveten vermek istediğimiz işleri yapmayacağını söyledi. Sonrasında gelişen diyalog şu şekilde oldu:
Ben: Neden?
Usta: Ben CNC ustasıyım, temizlik veya montaj yapmam.
Ben: Neden?
Usta: Çünkü ben ustayım ve bu işler bir ustanın yapacağı işler değil.
Ben: Ustanın yapacağı iş ne peki?
Usta: Bu CNC makineyi kullanmak.
Ben: Onun dışında bir şey olmaz mı yani?
Usta: Olmaz.
Ben: Ama bak, bu durumda yüzde 17 dolu görünüyorsun, yani sen özel işin için biriyle anlaşsan ve bedelini ödemiş olduğun çalışma zamanının sadece altıda birinde iş yapsa rahatsız olmaz mısın? Ayrıca bu durum firmanızın rekabetçiliğini öldürüyor, kârlılığını çok düşürüyor. İşlerinizin devamı için bu diğer işleri de buna ilaveten yapmalısın, yoksa firman için ve sonrasında senin için ciddi sorun olacaktır. Yazık değil mi?
Usta: Ben başka iş yapmam, hele o basit işleri hiç yapmam.
Ben: Neden, sonuçta sen firmayla anlaşma yaparken sabah saat 8’den akşam 6’ya çalışma karşılığında bir maaş almak üzere anlaşmadın mı?
Usta: Evet ama ben makine kullanırım. Bu makineyi de öyle herkes kullanamaz. Bir usta kolay yetişmiyor (sihirli cümle).
Ben: Peki, bu makineyi iyi kullanan bir usta olmak için kaç yıl gerekir?
Usta: 2 yıl.
Ben: 2 yıl mı?
Usta: Evet 2 yıl. Bazen daha da uzun sürebilir, hatta bazıları hiç yapamaz.
Ben: İlginç, bana pek o kadar zor görünmedi.
Usta: Siz pek anlamıyorsunuz sanırım makinelerden.
Ben: Evet, ben pek anlamam(!). Yani sen bu makineyi kullanmayı 2 yılda mı öğrendin?
Usta: Yok, ben 6 ayda falan öğrendim. (Anlatan usta her zaman diğerlerinden daha iyi olur ve fabrikada en kolay ve hızlı o öğrenmiştir!)
Ben: Peki sana inanıyorum ama kendine biraz hakaret etmiş olmuyor musun sence?
Usta: Neden hakaret etmiş olayım ki?
Ben: Bak sevgili ustacığım, ben 3 gündür bu makinenin başındayım. İstersen beraber düşünelim şimdi. Senin bu makinede yaptığın işler nedir, bir sıralar mısın?
Usta: Yeni bir ürüne geçerken CNC’nin programını seçiyorum.
Ben: Nasıl yapıyorsun? Bu ekrandan mı?
Usta: Evet, buraya iş emrindeki numarayı yazıyorum ve programı seçiyorum.
Ben: Programları sen mi yazıyorsun?
Usta: Hayır, onu yukarıdan yazıp yüklüyorlar, ben sadece içinden seçiyorum.
Ben: Peki, sonra ne yapıyorsun?
Usta: Sonra buradaki parçaları makineye koyuyorum. O birini işlerken diğerini koyuyorum, önceki bitince de onu alıp şuraya koyuyorum.
Ben: Yani parça yükleyip boşaltıyorsun.
Usta: Evet. Ama aynı zamanda işi biten parçanın doğru işlenmiş olup olmadığına bakıyorum. Bazen sorun oluyor, onları ayırıp şuraya koyuyorum.
Ben: Yani özetle, üç tane iş yapıyorsun, birincisi kâğıttaki parça numarasını makinenin ekranından seçiyorsun, ikincisi bu parçaları makineye koyup geri alıyorsun, üçüncüsü de eğer sorunlu parça olursa ayırıyorsun.
Usta: Evet.
Ben: Ve bunu başkalarının iki yılda, senin de 6 ayda öğrendiğini mi söylüyorsun? İşte bu kendine hakaret etmek değil mi? Yani buraya program girip seçme işlemini okuma-yazma bilen biri yaklaşık 15 dakikada öğrenir, bir gün içinde de sorunsuz olarak yapmaya başlar. Parça yükleme ve alma işini herkes yapabilir, ben bile yapabilirim. Sorunlu parçanın ne olduğunu iyi bir şekilde öğrenmesi de en fazla 1 hafta alır, çünkü bu proseste kalite problemleri hep görsel ve fiziksel sorunlar olarak ortaya çıkar. Kusura bakma, bu iş çok da senin söylediğin gibi 2 yılda öğrenilecek bir iş değil.
Usta: Ben yapmam başka iş! (Giderek kızmaya başlıyor tabii.)
Ben: Ama yapmamız lazım, neden olduğunu sana anlattım.
Tam o esnada mesai bitti ve dolayısıyla tartışma da bitti.
Tahmin edin bakalım, ertesi gün ne oldu? Tabii ki zat-ı şahane olan ustamız işe gelmedi, kimseye de bilgi vermedi. Amacı da hem bize ders vermek hem de ne kadar gerekli bir usta olduğunu ispat etmekti. Biz ne yaptık peki, ustamızın beğenmediği ve basit gördüğü işleri yapan nispeten yeni sayılabilecek bir kadın arkadaşı alıp makinesinin başına koyduk. İlk olarak program seçmeyi beraber yaptık, sonrasında sorun olmadan makineyi çalıştırdı, sonraki program değişikliklerini de kendisi yaptı ve biz kontrol ettik. Makineyi tıkır tıkır çalıştırdı, bunun yanında da ustamızın beğenmediği işleri de ilaveten yapmaya başladı. Hiç de sorun yaşamadık. Tabii bu arada ustamız işlerin ne kadar aksadığını öğrenmek için arkadaşlarını arayıp bilgi alıyordu. Sonrasında işlerin hiç aksamadığını ve işe yeni başlamış sayılabilecek birinin onun işini çok da rahat bir şekilde yapmaya başladığını anlayınca yapacak bir şeyi kalmadı. Ertesi gün hiçbir şey yokmuş gibi geldi ve verilen yeni işlerle birlikte hepsini yapmaya başladı.
Şunu herkes anlamalı ki, kimse kendini firmasından üstün ve vazgeçilmez göremez, gösteremez.
Firma içinden bu problemlerin çözülmesi çok kolay değildir, ancak bizler dışarıdan ve çok farklı yerler görmüş geçici kişiler olarak bu problemleri daha rahat çözebilmekteyiz.
Arızaların çokluğu
Firma Sözcüsü: Aslında Hakan Bey bizim en büyük sorunumuz makine arızaları. Biz çok iyi çalışıyoruz ama makineler arıza yaptıklarında elimizden bir şey gelmiyor ve makineler gerçekten de çok sık arıza yapıyor. Yeni makinelerimiz sık arıza yapmıyor ama eskiler çok sık arıza yapıyor. Bakım ekibimiz de çok iyi ama onlar da bazen yetişemiyorlar.
Ben: Bakım ekibi mi? Muhtemelen onlar arıza gidericilerdir. Bakım yapmıyorlar da arıza gideriyorlardır.
Firma Sözcüsü: Evet, evet genelde öyle oluyor. Arıza gidermekten bakım yapamıyorlar ki.
Ben: Merak etmeyin çok iyi biliyorum, o kısırdöngüden hiçbir zaman çıkamayacaklar. Zaten ileride işleri daha da artacak ve sayılarını da artırmanız gerekecek çünkü bugün yeni olan makineleriniz iyi bakım yapılmadığı için kısa sürede arıza yapmaya başlayacak. Eski olanlar da daha çok arıza çıkarmaya başlayacak.
Rahat olun, TPM ile çok rahat çözeriz ama belirli çalışmaları yaptıktan sonra TPM’e geçmek gerekir.
Burada TPM ile ilgili bilgi veriyorum ve başka firmalarda elde ettiğimiz radikal arıza oran düşüşlerini gösteriyorum.
Devamsızlık
Firma Sözcüsü: Aslında Hakan Bey bizim en büyük problemlerimizden biri de devamsızlık. Bizde devamsızlık çok. (Bunu detaylı olarak ileride ele alacağız.)
Çalışan Sirkülasyonu
Firma Sözcüsü: Aslında Hakan Bey bizim en büyük problemlerimizden biri de çalışan sirkülasyonu. Bizde ücretler düşük olduğu ve zor bir iş olduğu için sürekli çıkışlar oluyor. (Bunu da detaylı olarak ileride ele alacağız.)
Fabrikamız Eski ve Yerleşim Düzenli Değil
Firma Sözcüsü: Aslında Hakan Bey bizim en büyük problemlerimizden biri de şu ki; bizim fabrika eski. İlk kurulduğunda sadece bu bina varmış, sonra işler büyüyünce şu yandaki bina yapılmış, sonra diğer yandaki. Daha sonra işler daha da büyüyünce şu yolun karşısındaki bina alınmış sonra onun yanına bir bina yapılmış. Bazı hatlar da taşınamayacak hatlar olduğu için çok fazla taşıma ve kayıp var.
Ben: Söylediklerinizde haklılık payı var, her zaman için aşamalı büyüyen firmalarda kayıplar olabiliyor ama bundan kaynaklanan kayıplarınız sizin kayıplarınızın yüzde 10’unu geçmez. O kısmı iyileştirmeye çalışmanıza gerek yok, kalan kısmın çoğunu kurtarsanız yeter de artar bile.
Firma Sözcüsü: Bizim aslında organize sanayide yeni bir fabrikamız yapılıyor, gelecek yıl orası bittiğinde oraya taşınacağız, lay-out çalışmalarını yapıyoruz. O zaman çok daha verimli bir fabrika olacak, o fabrikaya geçince ya da geçerken sizlerle çalışabiliriz.
Ben: Ne yazık ki yanlış bir uygulama olur. Siz ancak üstte bahsettiğim yüzde 10’luk kısmı çözmüş olacaksınız. Kalan kısımlardaki verimsizlikleri de oraya taşımış olacaksınız. Bu sebeple çalışmalara mevcut yerde başlayıp burada iyileştirmeleri hayata geçirerek hemen tasarruflara başlayacaksınız, bu arada da ideal fabrikanın tasarımını da yapmaya başlamış olacaksınız. Yeni fabrikaya da o şekilde geçerek kayıpların çoğundan kurtulmuş olacaksınız.
Bu aşamada ayrıca çalışma yaptığımız başka büyük fabrikalarda planladıkları yeni fabrikaların içindeki akışları Kaizen çalışmaları sonrasında nasıl değiştirdiklerini örneklerle gösteriyorum.
Kalitesiz Hammadde veya Tedarik Parçası
Firma Sözcüsü: Aslında Hakan Bey bizim en büyük problemlerimizden biri de yan sanayiden hatalı parça gelmesi. Biz ne kadar iyi olursak olalım onlardan hatalı ürün geliyor, sonra onu üretim alanında tam kullanacakken hatalı olduğunu fark ediyoruz ve üretim aksamış oluyor, dolayısıyla sevkiyatlarımız da aksamış oluyor.
Ben: Bu da her yerde karşımıza çıkıyor, yerinde kalite çalışmalarıyla bunu çok rahat çözebiliyoruz. Tek nokta eğitimleriyle bunu garanti altına alıyoruz. Sistemi yan sanayiye de kurduğumuzda o daha kendisinden çıkmadan yakalamış oluyor ve doğru parça getiriyor.
Bir parçanın sadece bakarak yakalanacak hatası için montaj hattına gelip de parçanın montaj yapılıp üzerine takılacak parçanın takılamamasını beklemeye gerek yok. Yan sanayi firmasındaki CNC’den parçayı boşaltan operatör bile yakalayabilecekken tüm montaj fabrikasını aksatacak duruma geliyor.
Yerinde kalite çalışmalarıyla çok basit önlemler alınabiliyor.
Benzer birçok somut örnek göstererek bunun engellenebileceğini anlatmaya çalışıyoruz.
Müşterinin Siparişi Değiştirmesi ya da Acil Sipariş
Firma Sözcüsü: Aslında Hakan Bey bizim en büyük problemlerimizden biri de müşterinin siparişini değiştirmesi ya da bazen çok acil sipariş gelmesi. Daha önceden hazırlanmış olması gereken parçaları veya hammaddeyi hazırlamamış oluyoruz. Tüm üretim programımız aksıyor hem de hemen bu değişikliklere cevap veremiyoruz.
Ben: Bunu zaten sizin kullandığınız sistemlerle çözemezsiniz. En gelişmiş MRP sistemleri veya çok büyük firmalar bile geleneksel yöntemlerle çözemiyorlar. Bunu çözebilmenin tek yöntemi var: KANBAN. Kanban sistemiyle en ideal şekilde çözebiliriz. Yoksa bugünkü gibi itme ve ileriye yönelik tahminleme üretim programlarıyla bu işin içinden çıkamazsınız, kimse de çıkamıyor zaten. Sadece iyi bir kanban sistemi kurabilirseniz çıkabilirsiniz.
Binlerce plastik enjeksiyon parçası, yüzlerce kablo demeti ve yüzlerce çerçeve çeşidi artık kanban ile çok rahat yönetilebiliyor ve az stokla hızlı teslimat yapılabilir duruma geliniyorsa, her yerde kanban kurularak bu sorunlar çözülebilir. Önemli olan kanbanı kurabilmek ve çalıştırabilmek.
Hatalı Stok
Firma Sözcüsü: Aslında Hakan Bey bizim en büyük problemlerimizden biri de stoklardaki hatalar. Çok iyi bir MRP programımız
var ancak yine de hep hata çıkıyor. Bu da sevkıyatı aksatıyor, söz verdiğimiz üründe kullanacağımız parça var görünüyor, üretim planına koyuyoruz, tam başlarken olmadığını fark ediyoruz, ya da başlıyoruz ama adetlerin doğru olmadığını anlıyoruz. Ürün iade olmuş ama barkod okutmamışlar veya ona benzer farklı parçayı kullanmışız ama ürün ağacında diğer parça sistemden düşmüş. Bu çok sık oluyor bize.
Ben: Bunu da rahatlıkla Kanban sistemiyle çözebiliyoruz. Parçalar veya malzemeler fiziksel olarak yerinde durdukları için ve de kritik seviyeler göründüğü için herhangi biri o bölgeden geçse bile problemli yerleri hemen fark edebilecektir. Ayrıca işlemler standart hale gelip disiplin de çalışanlar arasında yaygınlaştığı zaman büyük oranda bu problemler çözülecektir.
Yer Problemi
Firma Sözcüsü: Aslında Hakan Bey bizim en büyük problemlerimizden biri de
yer problemi. Bizde fabrikada yer yok, alanlar çok sıkışık. Daha geniş bir fabrika olsa daha iyi ve verimli üretim yapabilirdik.
Ben: Sizin fabrikada alandan çok bir şey yok. Kaizen çalışmalarıyla birlikte fabrikanızda çok fazla yer açılacaktır. Şu an ara stoklarınız çok fazla, gereksiz masa ve çalışma ortamları çok fazla, yerleşimler iyi değil vs. En kolay çözeceğimiz problemlerinizden biri bu alan problemidir.
Hiçbir Şey Satın Aldırılamaması
Firma Sözcüsü: Aslında Hakan Bey bizim en büyük problemlerimizden biri de, en küçük bir şeyi bile satın aldıramıyoruz. Yönetim kabul etmiyor. Bakın şuraya bir el aleti bile aldıramadık.
Ben: (Gülümseyerek) Bir süre sonra sizler için neler alındığına inanamayacaksınız bile. Çünkü ilk etapta yatırım veya herhangi bir harcama yapmadan firmayı o kadar çok tasarruf ettireceksiniz ki onun bir kısmını tekrar bu tarz şeylere harcattırarak yine tasarruf ettireceksiniz. Şu aşamada harcatamadığınız paraların binlerce katını tek kalemde, birkaç dakikada harcamaya başlayacaklar. Ama önce kazandıracaksınız sonra harcattıracaksınız.
Bu sistem bize uymuyor, biz denedik.
Firma Sözcüsü: Hakan Bey, biz bu sistemi denedik ama olmadı. Bize uymuyor. Hem de çok harcama yaptığımız halde…
Ben: Danışmanla mı denediniz? (Burada danışman-uygulamacı arasındaki farkları yeniden anlatıyoruz, önceki bölümlerde okuyabilirsiniz.)
Bakın ayrıca ‘’doktor’’ var ‘’doktor’’ var. Biz bir firmamızda çalışmaya başladık, bir bölge seçtik.
Firmadaki arkadaşlar dediler ki: Hakan Bey biz bu bölgede 18 ay boyunca Kaizen yaptık ve yapılabilecek her şeyi de yaptık, buradan başka bir şey çıkmaz.
Bunları söyleyen arkadaşlar da 6 Sigma kuşak sahibi arkadaşlar.
Biz de dedik ki: Bir de beraber yapalım. 3 vardiya çalışan ve makinalar durmasın diye yemeğe ve molaya dönüşümlü gidilen, kendi başına bir fabrika sayılabilecek bölgede hiç yatırım yapmadan (yaklaşık yüzde 20 çalışan sayısı artırılarak) yüzde 32 artış sağlandı ve o bölgenin kârlılığına etkisi yüzde 50’nin üzerinde oldu. Çünkü ürün maliyeti içinde amortisman giderleri, genel yönetim giderleri ve genel işletme giderlerinin oranı çok yüksekti. Bunlar sabit kalırken yüzde 32 fazla ürün üretebilmek o bölge için radikaldi. (Kitabın farklı yerlerinde bu örnek tekrar etmeye devam edecek, çünkü ibretliktir.)
Demek ki biz bir şeyleri farklı yapıyoruz. Bize güvenin, bizler iyi fabrika doktorlarıyız. Yetersiz doktorlar sebebiyle iyileşmekten ümidinizi kesmek en büyük hatanız olur. Örnek verdiğimiz bu firmalar sizden çok daha zor şartlarda bu sonuçlara ulaşıp çok başarılı oldularsa siz çok daha kolay yapabilirsiniz. Yeter ki sizlere doğru yol gösterebilecek, problemlerinizi beraber çözebilecek tecrübeli ve analitik uzmanlarla çalışın; beraberce çözeriz. Biz zaten tasarruf ettiremezsek ödeme istemiyoruz. Kimseye yük olmaya niyetimiz yok. Düşünsenize, birileri size geliyor ve verimlilik çalışmalarıyla israfları ortadan kaldırarak kârlılığınızı artıracaklarını söylüyorlar, sonra da kendileri ayrı bir israf başlığı oluyorlar. Yılsonunda bilançoda ‘’Kaizen, Yalın Üretim ya da 6 Sigma danışmanlık bedeli’’ olarak bir gider satırı var ve karşılığında hiçbir getiri yok. İsrafları kaldırma iddiasıyla gelmiş kişiler kendileri israf kalemi olmuşlar. Biz kimseye yük olmak istemeyiz, biz tasarruf ettiririz ve onun içinden bir kısmını alırız. Bence tüm firmalar da böyle uygulamacılarla çalışmalı. İddialı olan gelsin, diyebilmeli. Gelsin, beraber tasarruf edelim ve paylaşalım ama tasarruf edemezsek de o riski paylaşmış oluruz.
Yani sistem herkese ve her yere adapte edilebiliyor, edilememişse, bu adapte etmeye çalışıp da başaramayanların hatasıdır. Yönetim, danışmanlar, çalışanlar herkes bu hatanın ortak sahibidir, ama en fazla hata danışmandadır.
Son Değerlendirme
Özetle, firmalardaki sorunlar genel olarak aynıdır ya da çok benzerdir. Firmalar o sorunları kendilerine özel sanırlar ancak biz sürekli farklı yerleri gördüğümüz için bu sorunların hepsinin hemen hemen her fabrikada olduğunu görürüz ama anlatmakta zorlanırız.
Bir süre sonra artık sunumlarda daha onlar sormadan ben anlatmaya başladım: Bize gelen ilk soru genelde daha önce bu ürünü üreten bir yerde çalışma yaptınız mı olur ve ben onlara şu cevabı veririm diye. Ancak bunu söylememe rağmen bu sorular şimdiye kadar bu sırayla devam etti, ediyor ve de edecek.
Unutmayın, sizin fabrikanızda daha önce hiç görülmemiş bir sorun olmayacaktır ve bu sistem her fabrika gibi sizin fabrikanıza da uyar ve çok radikal sonuçlar çıkar. Sadece doğru kişilerle doğru şekilde yaparsanız radikal sonuçlara ulaşırsınız.
Geleneksel kitle üretim yöntemleriyle bu sorunlarla baş edemezsiniz. Hatta ürün çeşitlilikleri ileride daha da artacağından, müşterilerinizin sizden talep ettiği teslimat süreleri kısalacağı, fiyatlar düşüp maliyetler daha da artacağından, zamanında Yalın Dönüşümü hayata geçiremezseniz daha da zor durumlara düşeceksiniz. Unutmayın ki, Yalın Üretim Sistemi zaten bu sorunlar doğduktan sonra çözüm olarak ortaya çıkmıştır ve her geçen gün daha da geliştirilmektedir.
Yalın Üretim hâlâ Yalın Üretimdir (Yalan Üretim değil) ve Kaizen elimizdeki tek gücümüzdür, bu gücü iyi kullanmalıyız.
Dikkat edilmesi gereken ana konu şu: Her ne kadar sorunlar aynı olsa bile çözümler, sıralamaları ve yöntemleri sektör, şehir ve firma özelinde farklılaşmak zorundadır. Çalışmalar mutlaka butik olmalıdır.
