Yalın Üretim ve Kaizen: Meydan Okuma

   ‘’Bilgi insanı şüpheden, iyilik acı çekmekten, kararlı olmak korkudan kurtarır.’’

-Konfüçyüs

Dışarıdan gelen bir danışman (veya uygulamacı) ülkemizde firmaların kendi iç yapısına çok zor ve nadiren entegre olabilir. Bu durum, gelen danışmanların veya dışarıdan destek veren kişilerin tutumlarından kaynaklanabildiği gibi, büyük oranda firmaların ve firmalardaki çalışanların mantalitelerinden kaynaklanmaktadır. Başka bir deyişle, sistem kendisine entegre olmaya çalışan danışmanı kusar.

Firmalarımızda biz dışarıdan gelenleri zor kabulleniriz. Özel hayatlarımızda misafirperver ve sıcakkanlı olsak bile bu durum iş hayatında tamamen tersine dönebilmektedir. O misafirperver kişi gidip yerine kovboy filmlerindeki kasabaya yeni gelmiş kişilere, onları hiç tanımadan ‘’biz burada yabancıları sevmeyiz’’ diyen kasabalı gelebilir. Ya da Rambo I filminde (ki bence kuşkusuz serinin en güzel filmiydi-gereksiz bilgi ama yazmadan geçemedim) kahramanımızın yolunu kesip ona kafayı takan şerif gibi olabiliyoruz. (Buradaki şerif firmalardaki yönetici kesimini temsil eder.) Ya da Türk filmlerinde kasabaya gelen yeni ve genç öğretmenlere kötü niyetli muhtar ve onun kışkırttığı bazı kasabalıların davrandıkları gibi davranılabilmekteyiz.

Filmin sonunda muhtemelen gerek kasabaya gelen kişi, gerek şerifin kafayı taktığı kişi, gerekse de köye gelen genç ve yeni öğretmen herkes tarafından takdir edilse bile, o noktaya gelene kadar birçok belayı atlatmak, kendine kötülük yapan birçok kişiye iyilik yapmak ve farklı konularda farklı kişilere faydalı olmak ya da dirençli ve güçlü bir karakter olduğunu ispatlamak zorunda kalır.

İşte firmalarımızda da hayat buna benzerdir. Evine gitseniz sizi saygıdan ve iltifattan nereye oturtacağını şaşıracak ustabaşı veya işçi arkadaşlarımız, firmalarını başka bir nedenle ziyaret ettiğinizde sizi en güzel şekilde ağırlayacak yönetici arkadaşlarımız, danışman veya uygulamacı olarak gittiğinizde size bambaşka bir gözle bakabilirler. Her ne kadar siz böyle düşünmeseniz de, onun hâkimiyet bölgesine giren rakip durumuna düşmüş olursunuz ve bir anda dış tehdit olarak algılanmaya başlarsınız. Hatta öyle bir tehdit olursunuz ki normalde firma içinde birbiriyle çekişen kişi ve grupların bir anda karşısında birleşebildiği bir dış tehdit haline gelirsiniz. Zaten bunu hemen hissedersiniz. İnsanların davranışlarından, bakışlarından, size seslenişlerinden ve hatta nefes alışverişlerinden bile hissedebilirsiniz. Yabancı düşman artık onların hâkimiyet bölgesindedir. Çok dikkatli olmak gerekir. Tabii sizi tanıyacaklar, tanıdıkça görecekler ki onlar için uğraşıyorsunuz, tanıdıkça görecekler ki onlara rakip değil dostsunuz, tanıdıkça görecekler ki ciddi bilgi birikim ve tecrübeye sahipsiniz ve bu bilgi ve tecrübenizi de onları kırmadan yumuşak şekilde onlara ve firmaya aktarmaya çalışıyorsunuz, sizi sevecekler ve güvenecekler. Tabii film iyi sonla biterse. Film iyi sonla bitse bile arada acı çekeceksiniz, tuzaklara düşürülmeye çalışacaksınız ve hatta firmadan farklı yöntemler kullanılarak kovulmaya çalışılacaksınız. Abarttığımı düşünenler bu kitaptaki bazı örnekleri okuduklarında hak vereceklerdir veya isterlerse kitaba yazılamayacak bazı örnekleri de yüz yüze detaylıca anlatabilirim. Bu aslında kötü bir şey değil, firmanın kendini koruma içgüdüsü olarak da düşünülebilir. Film kötü sonla biterse zaten söyleyecek söz de yok.

Uygulama uzmanı olarak siz gerillalarla onların sahasında savaşamazsınız. Onların en iyi bildiği yerdesiniz, o bölge sizin tamamen yabancı olduğunuz bir bölge. Siz henüz yeni gelmişken orada sizin işinizi zorlaştırmaya çalışacak kişiler on yıllardır oradalar ve her köşesini avuçlarının içi gibi biliyorlar. Sizi nereye çekeceklerini, nerede yaralayacaklarını, nerede son darbeyi vuracaklarını çok iyi biliyorlar. Muhtemelen bunu daha önce defalarca yapmışlardır. Bu sebeple hep şu sözü kullanan kimseleri duymamış mıyızdır: Buraya Bay X de gelip bunları denedi ama yapamadı. Ayrıca şunu şunu da denediler ama olmadı. Hele ki bunu gururla söyleyenler… Ne yazık ki birçok firmada böyle birkaç çalışan, ustabaşı veya yönetici çıkıyor. Az ya da çok. Çıkmayan henüz pek görmedim. Ama az bile olsa bu kişiler çok görünür oldukları için çok göze batıyorlar.

Yalın Üretimde İki Ayrı Stereotip

Birinci gruptakiler, firmanın faydasını düşünerek böyle davrananlar ki bunlar çalışmalar belirli noktaya gelince firmaya faydayı görüp sizi en çok destekleyenler haline geliyorlar. Bu kişiler bu eşiği atladıktan sonra gerçekten de birer Kaizen kahramanı oluyorlar ve firmaları için de çok önemli bir değer haline geliyorlar. Bu kısma ait olan arkadaşların sayısı ikinci gruba göre çok yüksektir, hatta bu sorun çıkaran arkadaşların yüzde 70-80’lik kısmı bu gruba aittir. Negatif yaklaşımda bulunan arkadaşların Kaizen kahramanına dönüşüp dönüşememelerindeki en büyük etken de dışarıdan gelen uygulama uzmanının kendisidir. Bu yeteneğe sahip olması ve de bu yeteneğini çok iyi kullanabilmesi gerekir.

İkinci gruptakiler, kendi faydasını düşünerek böyle davrananlar ki bu kişiler, çalışmalar firmaya faydalı hale gelince daha da negatif tutum içine girmeye başlıyorlar, daha da saldırganlaşıyorlar ve hatta çalışmaları sabote etme yönünde bile uğraşmaya başlıyorlar. Yani firma için bir zehire dönüşüyorlar. Bu zehiri ne yazık ki bünyeden acilen söküp atmak gerekir. Ne kadar süredir o firmaya hizmet verdiğinin bir önemi yoktur çünkü normalde çok güzel ve faydalı olan bir yiyecek zamanla bozulmaya başladığında artık nasıl zehirli bir hal alıyorsa, bu arkadaşlar da artık firma için zehirli olabiliyorlar. Zehir olan bazı maddelerin belirli şartlarda bazen panzehre dönüşebildiği gibi, böyle bir umutla bazen bu arkadaşların yerlerini değiştirmek de tek çıkar yol olabilir. Nadir de olsa böyle çözümler fayda verebilir.

Bir firmamızda çalışırken firmaya yaklaşık 30 yıl hizmet vermiş bir ustabaşı arkadaşımız vardı. Kaizen felsefesine göre hatları yeniden tasarladığımızda ve aynı ekiple yaklaşık yüzde 42 daha fazla üretim çıkabileceğini gördüğümüzde, ustamız bunu engellemek için uğraştı. Bir türlü de yeni sistemi anlayamıyordu, sonunda da tam bir engel ve ayak bağı haline geldi. Ancak o arkadaşın yerine başka genç bir arkadaş koyduğumuzda artışı yüzde 48’lere kadar çekti ve bunu sadece birkaç gün içinde yaptı. Tecrübeli ustamızı ise final kalite alanına kaydırdık ve orada o tecrübe ve kararlılığını (psikologlar inatçı kelimesini kullanmayın dedikleri için ‘’kararlı’’ yazıyorum) orada kullanmaya başladığında tam bir başarı hikâyesi yazdı. Kalite hataları ciddi oranlarda fabrikadan çıkmadan yakalanır duruma geldi, daha da iyisi, hataların kaynaklandığı yerlere saldırıp (iyi anlamda kullanılmıştır) takipçiliğini de kullanarak hataların büyük oranda kökünü kuruttu. Yani üretim için zehir olan kişi kalite için panzehir oldu. Neden bilmiyorum, zamanında sağ kanatta oynatılmaya çalışılan Nihat Kahveci’nin forvete alınınca İspanya’da bile gol krallığı için yarışması aklıma geldi.

Şimdi gelelim asıl meseleye: Bunları neden anlattık?

Dışarıdan gelen uygulamacı olarak genelde her şeyi anladığınızda (yani kim size tuzak kuruyor, nerede kuruyor, nasıl kuruyor, kiminle kuruyor) artık çok geç olmuştur, o maçı oradan çevirmeniz çok zordur. Burada uygulamacıyı sadece uygulamacı olarak değil Kaizen çalışmalarının bütünü olarak düşünmek gerekir. Yani zarar gören uygulamacı olduğu kadar bizzat Kaizen çalışmalarının kendisidir, dolayısıyla da firmanın kendisidir.

Peki, bu durumda ne yapılmalı? Ben bunca yıllık tecrübe sonrasında şöyle bir yöntem uyguluyorum (bu arada uygulamacı olarak sırlarımızı veriyoruz ama olsun, önemli olan herkesin faydalanması yoksa bu kitabın da yazılmasına gerek kalmazdı).

Çalışmalar başlayınca ya da birkaç gün sonra hemen sahaya inip herkesi topluyorum, tüm çalışanları, özellikle de mavi yaka çalışanların hepsini. Onlarla ayaküstü tanışıp hedeflerimizi, geçmişimizi, bu çalışmaları nerelerde yapıp hangi başarılı sonuçları aldığımızı, o firmadaki hedeflerimizi ve benzeri konuları anlatıyorum. Bunu özellikle de tek başıma yapıyorum.

Kaizen ve Yalın Üretim

Aslında bu bir meydan okumadır. İçinde şeffaflık, dürüstlük, samimiyet ve netlik barındıran bir meydan okuma. Orada önce ne yapmak istediğimizi anlatmaya başlıyorum. Tabii arada bir onların üretim mantığına ters bir şeyler de söylüyorum.

Genelde, çalışan arkadaşlar ilk önce dinliyorlar ve sessiz kalıyorlar, bu bir onay sessizliği değil, sizi tartıyorlar. Tüm yüzlere dikkatlice baktığınızda biraz daha tecrübeli yüzlerin giderek asıldığını görürsünüz. Sonrasında biraz daha dozajı artırmaya başlarsınız. Onların üretim mantalitesine ters noktaların sayısını artırırsınız. Biraz homurdanmalar başlar ama hâlâ kimse size bir şey demiyordur, çünkü muhtemelen firma sahibi veya genel müdür tarafından görevlendirildiğinizi bildikleri için o an size karşı negatif bir duruma düşmek istemiyorlardır.

Ancak bu meydan okumayı yapmaktaki ana amacınız, sizin için zorluk oluşturabilecek kişileri tespit edebilmektir. Bu kişiler aynı zamanda diğer çalışanlar tarafından sözleri dinlenen kişilerdir. Eğer o ana kadar biri çıkıp söylediklerinize itiraz etmemişse dozajı biraz daha artırmak gerekir. Bu arada siz yılların verdiği tecrübeyle o kişiler henüz itiraz etmemiş olsa bile onları belirlemeye çalışıyorsunuz (ama çok rahat bir tavırla).

 

Biraz dikkatlice bakarsanız genç çalışanların çoğunun birkaç tecrübeli kişiye bakıp onların tepkilerini ölçmeye çalıştıklarını fark edeceksiniz, tabii bunun için bu olayı defalarca yaşamış olmanız gerekir. İşte onlar potansiyel ‘’elebaşları’’dır. Ama unutmayın, panzehir de olabilirler zehir de. Ama hâlâ kimse itiraz etmiyor, orada konuşturamazsanız bir daha asla sizinle yüz yüze konuşmayacaklardır, ancak arka planda yani ‘’yeraltında’’ konuşacak ve hareket edeceklerdir.

Yalın Üretim ve Kaizen

Dozajı biraz daha artırıyorsunuz ve işte o anda ilk itiraz geliyor. İlk itiraz kontrollü bir öfke içeriyor. ‘’Benim yıllardır kurduğum ve çalıştırdığım sistemi nasıl yıkmaya çalışırsın’’ tepkisini gizlice içinde barındırıyor. Öfke çok yoğun değil ama açıkça hissedilebilir. Bu öfke sizden çok, üzerlerinde egemenlik kurduğu diğer çalışanlara bir mesaj. Bakın savaşa hazırlanıyoruz mesajı. İlk tepkiyi her zaman gülerek ve takdirle karşılamalısınız. Öncelikle medeni cesareti için tebrik etmeli ve ‘’işte bunları duymak istiyoruz, duyalım ki çözüm bulalım’’ gibi sözlerle karşılamalısınız. Sakinlik en önemli noktadır. Ama unutmayın, ilk tepki genellikle birkaç tepkiyle birlikte gelir. O kişinin itirazıyla birlikte aynı anda birkaç kişinin daha o kişiye onay ve destek cümlelerini duyacaksınız. Sakın ilk kişinin itirazına onun söyleyeceklerini tam bitirmesine izin vermeden, onu bastırarak cevap vermeye kalkışmayın (çok sık yapılan bir hatadır). Çünkü öyle yaparsanız sonraki birkaç kişiyi tespit edemezsiniz.

Benim tecrübelerim genelde ilk itiraz edenlerin daha sonra panzehire dönüşecek kişiler olduğu yönündedir. Çünkü zehir olacak kişiler normal iş hayatlarında da zehri asla kendi elleriyle vermezler, arada maşa kullanırlar. Çok sabırlıdırlar, itiraz edecek kimse kalmayınca durumu yeterli görmezlerse en sonunda ortaya çıkacaklardır. Mutlaka çalıştığınız fabrikalarda da böyle kişiler vardır. Bu satırları okuyunca sizin de aklınıza birkaç isim gelecektir, en az biri orta kademe yönetici ve en az biri de mavi yaka yönetici olacaktır. Aman siz olmayın da…

Merak etmeyin siz değilsinizdir, çünkü siz olsaydınız bu kitabı okuyor olmazdınız, çünkü o kişiler zaten her şeyi en iyi bilirler (!) ve böyle gelişme amaçlı kitaplar okumaya ihtiyaçları yoktur. Okurlarsa da muhtemelen daha üst yöneticileri veya patronları okumalarını ve faydalanmalarını istedikleri için okurlar. Okurlar ama o arkadaşlar bunun gibi kitapları eksiklerini bulmak ya da kendi çalıştıkları firmada işe yaramayacağını gösterebilmek için okurlar.

Neyse, biz konumuza dönelim. Ne demiştik, ilk itiraz edenler potansiyel panzehirdir ancak tabii panzehire dönüştürmek sizin hünerinize kalmış. Bizim zehirleri bulmamız lazım. İlk itirazlardan ve sizin cevaplarınızdan sonra yeni sorular gelmeye başlayacak. Onlara da uzun uzun cevaplar vererek anlatıyorsunuz, artık gençler de sorular sormaya başlıyor, onlara da anlatıyorsunuz. Tabii arada espri yapmayı unutmuyorsunuz.

Yalın Üretim ve Kaizen

Zamanında Yapılan Bir Esprinin Savaşları Bile Engellediğini Unutmayın

Onları eğlendirmelisiniz, bu arada siz de eğleniyorsunuz, çünkü gülmeden Kaizen olmaz. Biraz gülmeye, eğlenmeye başlayınca konudan sapıyormuş gibi olunca mutlaka biri (muhtemelen mavi yaka yöneticilerden) ‘’üretim aksıyor’’ diyerek olayı noktalamaya çalışacaktır. Siz de ‘’bu fabrikada şu an bundan daha önemli bir şey yok’’ diyebilmeli ve konuşmaya devam edebilmelisiniz (o itiraz edeni de aklımıza yazmayı unutmuyoruz). ‘’O farkı fazlasıyla kapatırız’’ diyerek rahat bir şekilde konuşmaya devam ettiğinizde bu aslında karşı tarafa ciddi bir mesaj verecektir. ‘’Bu uygulamacı diğerlerinden farklı, oldukça etkili ve fabrikada üretimi istediği gibi durdurabiliyor’’ diye düşünmeliler. 24 saat aralıksız çalışan dev tesisleri bile durdurabilmelisiniz.

Evet, sorular devam ediyor ve hepsine açıklayıcı bir şekilde cevap veriyorsunuz. Soruların tamamının cevabını verebilmelisiniz. Veremeyecek durumdaysanız o meydan okumayı da yapamazsınız. Zaten çoğu danışmanın sahaya inmeme sebebi de bu değil midir? Cevabını bilmediği ya da veremediği bir soruyla baş başa kalmak ya da çözümünü bilmediği bir problemin çözülmesinin kendisinden istenmesi riskini almak istemedikleri için sahaya inmezler.

Ama siz sahadasınız, herkesi toplamışsınız ve ‘’her şeyi sorun, aklınıza takılan her şeyi sorun’’ diyorsunuz. Her soruya sakinlikle, özgüvenle ve daha önce yaptığınız örneklerle birlikte cevap veriyorsunuz. Karşınızdaki çalışanların birçoğu şimdiden size, bilginize, tecrübenize ve en önemlisi cesaretinize saygı duymaya başladı bile. Bunu da hissettiriyorlar ve tabii ki ‘’zehir’’ potansiyelleri de bunu hissediyor. Yıllardır oluşturdukları otoriteleri sarsılmaya başladı (onların bakış açısından), mutlaka buna önlem almaları lazım. İşte sorular artık provokatif geliyor, siz aynı sakinlikle cevap verirken tespitlerinizi de yapmaya devam ediyorsunuz. Sorular teknik olarak başlıyor ama siz hepsine örneklerle cevap vermeye başlayınca sorular başka alanlara kayıyor ve en sonunda ‘’sizin bu sistem burada işlemez, yapamazsınız’’ gibi söylemler başlıyor. Hatta zehir adayları ‘’yapın da görelim nasıl oluyormuş’’ diye çıkışlara başlıyorlar ve bunları söylerken diğer çalışanlara da göz ucuyla bakıyor ve onların tepkilerini ölçmeye çalışıyorlar. Tecrübeyle sabit ki bunlar gerçekten de panzehire pek dönüşmüyorlar.

Şimdi sıra sizin, o ana kadar herkesi eğlendiren, güldüren, güldürerek sabırlı sabırlı açıklama yapan o tatlı adam gidiyor ve rakibini parçalamaya başlayan sert, çetin ceviz ve iradeli adam geliyor. Orada herkesin içinde o kişilerin kolunu kanadını kırabilmelisiniz. Onları sözlerinizle, bilginizle, tecrübenizle, hırsınızla, arzunuzla vs. hırpalıyorsunuz, deyim yerindeyse parçalıyorsunuz, kurmuş olduğu krallığın temelini dinamitliyorsunuz. O birkaç kişi size karşı çok kinleneceklerdir, hatta nefret edeceklerdir. Ancak unutmayın ki onlar zaten sizi engellemeye çalışacaklardı ve hiçbir zaman sevmeyeceklerdi, size bu şekilde kızmasalar da, kinlenmeseler de çalışmaların başarısız olması için ellerinden geleni artlarına koymayacaklardı.

Sonra da ‘’haydi arkadaşlar, hep beraber bu işin altından kalkacağız’’ diyerek onlar işe siz de o bölgenin uzağında bir yere dönebilirsiniz. Çayınızı yudumlarken, belirlediğiniz kişilerin karakter özellikleri ve onları yanınıza nasıl çekeceğiniz üzerine kafa yormaya başlayabilirsiniz. En sonunda sürklase ettiklerinizi yanınıza hiçbir zaman çekemeyeceğiniz için onların sonraki tuzaklarını tahmin etmeye çalışacaksınız. Mutlaka şanslarını gizli ya da açık deneyeceklerdir. Biz de bunu istemiyor muyuz zaten!

Defalarca söylediğimiz üzere, teknik konular en kolayı. Formülde zaten sorun yok. Mesele onu hayata geçirebilmekte ve asıl uzmanlık da zaten bu değil mi?

Unutmayın ki, bu testi bile başarıyla ve profesyonelce atlatabilecek zehirler vardır. Çok dikkat etmek gerekir.

Siz her yolu denedikten sonra hâlâ ‘’zehir’’ olarak kalmayı seçen kişilerden firmanın hemen kurtulması gerekir. Bazılarına bu yaklaşım çok acımasızca geliyor ama aynı kişilere ‘’siz doktor olsanız hastanın kangren olmuş parmaklarını kesmeyi mi tercih edersiniz, yoksa hastayı tamamen kaybetmeyi mi’’ sorusuna herkes parmakları kesmeyi cevabını veriyorsa, siz de fabrika doktoru olarak doğru cevabı uygulayın ve/veya uygulattırın.

Bazıları da, bu yine de insani bir yaklaşım değil diyorlar, bu kişilerin çoluk çocuğu var, ailesi var gibi söylemlerde bulunuyorlar. Haklılar, keşke o kişiler de kendi çoluk çocuğunu bizim onların çoluk çocuğunu düşündüğümüz kadar düşünseler. Siz bir geminin batmasını engellemeye çalışıyorsunuz, delikleri tıkamaya çalışıyorsunuz, o kişiler hem sizin ve gemideki diğer kişilerin daha önce tıkadığı delikleri yeniden ve daha geniş olarak açıyorlar hem de ilave delikler açabilmek için uğraşıyorlar. Karar sizin, ya geminin içindekilerle birlikte tamamen batmasına razı olursunuz ya da iki üç sabotajcıyı bir küçük sandala yerleştirip gemiden gönderirsiniz.

Unutmayın, sizin bu kararlarınızın iki üç kişiye zararı dokunurken belki yüzlerce ve binlerce insana (ve onların çoluk çocuklarına) faydası dokunacaktır. Çürük elmayı kutudan çıkarmazsanız sırayla diğer tüm elmaların çürümesine neden olacaktır. Sizden ve bizden beklenen bu çürük elmaları belirlemek ve temizlemektir. Ayrıca işten çıkan kişinin yerine yenilerinin geleceğini ve onların da çocukları olduğunu unutmayın.

Tüm çalışanlara sesleniyorum, çürük elma olmayın. Tüm yönetici ve danışmanlara sesleniyorum, çürük elmaları hemen temizleyin, yarın değil, şimdi! Olayın özeti budur.

Danışmanlık yapan arkadaşlara önerim de, bu meydan okumayı yapabilecek kadar cesur olmalarıdır. Sizler sahaya inip de bu karşılıklı meydan okuma sürecini gerçekleştirmeden ve otoritenizi olumlu şekilde mavi yaka çalışanlar üzerinde kuramadıktan sonra yaptığınız çalışmalardan sonuç çıkacağını, çıksa bile kalıcı olacağını pek düşünmüyorum.

Cesaret. Biraz cesaret.

Puşkin’in, Yüzbaşı’nın Kızı kitabının en kritik yerinde yaptığı vurgu gibi: ‘’Cesur olan adam her zaman kazanır.’’

Her Kaizenci cesur olmak zorundadır. Bu cesaret de şeffaflık, dürüstlük ve samimiyetle süslenmelidir.

 

Hakan Cengiz

Erasys Yönetici Ortağı